보도자료는 기업이나 기관, 단체가 어떤 사건, 사실, 이슈 등에 대해 미디어나 대중에게 알리기 위해 작성한 문서나 자료입니다.

주로 신제품 출시나 수주, 사업 계획, 행사 개최, 인사, 사회적 이슈에 대한 입장 등을 알리기 위해 사용됩니다. 보도자료를 언론에 배포하면 미디어는 이를 인용해 뉴스 보도를 하게 됩니다.

보도자료는 기사로 쓸 수 있도록 중립적이고 객관적으로 작성해야 합니다. 보도자료는 텍스트 외에 사진, 동영상, 인포그래픽 등을 첨부할 수 있습니다.

보도자료의 언론 홍보의 필수 도구입니다. 하버드비즈니스스쿨 연구 결과, 기사는 같은 크기의 광고보다 10배의 효과가 있는 것으로 나타났습니다.

보도자료는 뉴스 제공자가 발표한 원문이므로 자세하고 빠릅니다. 또한 언론사의 편집 과정을 거치지 않으므로 발표자의 입장을 정확히 파악할 수 있습니다. 이런 장점 때문에 많은 전문가들이 요즘에는 뉴스만큼이나 보도자료를 참고하고 있습니다.

보도자료의 역사

언론에 보도자료를 배포하는 방법은 우편, 전신에서 시작해 디지털 기술의 발전과 함께 팩스, 이메일, 온라인 보도자료 배포 서비스 등으로 진화해 왔습니다.

근대적인 보도자료는 미국 펜실베이니아철도회사 홍보를 맡았던 아이비 리가 1905년 일어난 열차 사고에 대한 정확한 정보를 문서로 작성해 신문사에 배포한 데서 출발합니다.

2000년 미국 증권거래위원회는 공정공개규정을 제정해 상장기업이 보도자료 배포 서비스 등을 통해 뉴스를 배포한 경우, 법적 의무인 공시를 면제해 주고 있습니다. 공시는 기관투자자가 주로 보는데 반해 보도자료로 배포한 정보는 기관투자자는 물론 언론과 독자 그리고 일반 투자자에까지 널리 전파되기 때문입니다.

누가 작성하나?

보도자료는 일반적으로 기업이나 단체의 홍보 담당자가 작성해 내부 승인을 얻어 발표하게 됩니다.

미디어는 보도자료를 참고하여 뉴스를 작성하거나, 기업과 인터뷰를 하는 등 다양한 방식으로 활용합니다. 따라서 보도자료는 기업이나 단체의 대중적인 이미지를 형성하고 브랜드 가치를 높이는 데 중요한 역할을 합니다.

보도자료를 작성해 외부에 배포하는 일은 큰 조직에서는 홍보 담당 부서가 책임을 지고 합니다. 홍보 담당자는 실제 업무를 담당하는 주무부서의 도움을 받거나 취재를 해서 보도자료를 만들게 됩니다. 하지만 중소기업 등 작은 조직에서는 임원이나 간부가 직접 보도자료를 작성합니다.

보도자료 작성 방법은 신문기사 작성 요령과 거의 같습니다. 기사와 다른 점은 기사 맨 앞에 발표 날짜가 들어가고, 기사 맨 뒤에 회사 소개, 연락처가 붙는다는 점입니다.

기자가 보도자료를 좋아하는 이유

기자가 보도자료를 좋아하는 이유는 여러 가지가 있습니다.

첫째, 보도자료는 특정 기업이나 단체가 대중에게 알리고자 하는 정보를 담고 있기 때문에, 이를 기반으로 작성된 기사는 신뢰성과 정확도가 높습니다.

둘째, 보도자료를 활용함으로써 기자는 일일이 정보를 수집하거나 인터뷰를 하는 데 드는 비용과 시간을 절약할 수 있습니다.

셋째, 보도자료는 기사 작성을 위한 제품 또는 인물 사진, 동영상, 인포그래픽 외에 고위 관계자의 인용문을 제공합니다. 따라서 미디어는 더욱 생생하게 뉴스 보도를 할 수 있습니다.

급증하는 보도자료

매일 국내에서는 기업, 정부, 기관, 단체, 대학교 등이 하루 수백, 수천 개의 보도자료를 기자들에게 보내고, 언론은 이를 인용해 뉴스 보도를 하고 있습니다. 보도자료를 기업 홈페이지에 게재하고 소셜 미디어와 뉴스레터를 통해 고객과 파트너에게 보내는 기업도 늘어나고 있습니다.

미국 학자의 조사에 따르면 뉴욕 타임스와 워싱턴포스트 기사의 60%가량이 보도자료 등 언론 홍보 활동의 결과였습니다. 컬럼비아 저널리즘 리뷰가 경제신문인 월스트리트 저널의 하루 치 기사를 분석한 결과에서는 기사의 70%가 언론 홍보의 결과였습니다. 전문지와 온라인 매체로 갈수록 보도자료 의존도는 더 높게 나타납니다.

예전에는 언론사에 보도를 요청하는 것이 쉬운 일이 아니었습니다. 하지만 1980년대 팩스 등장에 이어 1990년대 인터넷 시대가 열리면서 보도자료의 양은 기하급수적으로 늘어나고 있습니다.

요즘에는 중소기업도 이메일과 뉴스와이어같은 온라인 보도자료 배포 서비스를 이용해 기자에게 쉽게 보도자료를 보낼 수 있게 되었고, 전문지 등 각종 인터넷 매체가 수천 개 등장해 지면과 시간의 제약이 없이 엄청난 양의 뉴스를 보도할 수 있게 되었기 때문입니다.

어떤 보도자료가 기사화되나?

보도자료를 언론사에 배포했을 때 얼마나 많은 언론사가 비중 있게 보도할 것인지는 해당 분야 기자에게 얼마나 광범위하게 보도자료를 보냈는지, 내용이 얼마나 뉴스 가치가 있는지, 발표 기업의 규모가 얼마나 큰지, 얼마나 잘 작성했는지에 따라 결정됩니다.

보도자료 배포는 타이밍이 중요합니다. 오늘 신제품을 출시했거나, 상을 받았거나, 행사를 진행했다면 오늘 바로 보도자료를 발표해야 합니다. 예를 들어 오늘 신제품 출시 행사나 시상식을 했는데, 다음날 이 소식을 알리면 언론은 시의성이 떨어져 보도를 꺼립니다.

언론에 보도를 요청하려면 촌지나 광고비를 주어야 하지 않을까 걱정하는 분들이 의외로 많습니다. 이는 오해입니다. 뉴스 가치가 있는 일이 있을 때 보도자료를 작성해 언론에 배포하면 대부분의 언론사는 대가 없이 보도합니다.